高機能ワークフロー

申請業務を効率化 専用ソフトを超える本格的なワークフロー

グループウェア「NIコラボ スマート」のワークフロー

グループウェア「NIコラボ スマート」のワークフロー動画



柔軟な経路設定

申請経路には、個人や部署(グループ)での合議を設定できます。
また、権限レベルといった組織階層単位での設定も可能で、人事異動時の手間を軽減できます。

ワークフロー用権限レベル設定

ワークフロー用権限レベル設定を利用することで、人事異動があった際に、設定をし直さなくてもいいように組織階層に基づいて設定ができます。


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経路マスタ設定では、申請書類に対して承認ルートを予め登録します。
条件設定(数値・プルダウン・ラジオボタン)を利用することで、内容によって経路を分岐することも可能です。
「申請金額が100万円以上」など、内容によって経路を分岐することも可能です。


(例) 経路A:条件値3  経路B:条件値2  経路C:条件値1

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申請書類条件値設定

使用する申請書類を作成する際、予め条件値を設定しておくことで、申請書類ごとに経路マスタを作成する手間を省くことができます。


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経路設定(承認ルート設定)

グループウェア「NIコラボ スマート」のワークフローでは、事前に定義した経路設定に従って、提出された申請書が上長や管理部門へ回っていきます。
状況に応じて、多様なワークフローの経路設定が可能です。


通常経路

一般的な承認ルートです。


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条件分岐

条件によって、自動で経路が分岐されます。
申請者が意識・判断せず社内規定に準じた正しいルートに回るので統制が保たれます。


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引上承認

引上承認は、現在承認待ちの承認者が承認を行うのでなく、先のステップに存在する承認者または決裁者が承認を行います。この場合、承認待ちの承認者は順番を抜かされた状態になります。(引上承認は、申請書ごとに設定可能です。)


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代理承認

出張などで不在時に代わりに承認できる「代理承認」機能があります。承認者の不在時に代理承認を行うことができるため、申請が滞るのを防ぎ決裁までをスピーディーに行うことができます。(代理承認は、申請書ごとに設定可能です。)


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取り下げ

取り下げは、申請者が申請書を取り下げ、ワークフロー申請を終了させる機能です。
人間の作業においてミスはつき物であり、承認されてしまったもののそれが誤りと気づいた際、取り下げといった機能が利用できます。 (取り下げは、申請書ごとに設定可能です。)


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権限レベル設定

ワークフロー用権限レベル設定を利用することで、人事異動があった際に、設定をし直さなくてもいいように組織階層に基づいて設定ができます。


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自動承認

自動承認は、承認期限日数を過ぎると、システムが自動的に承認したことにして、次に進むことができます。
また、期限を過ぎた場合に「何もしない」「自動却下」の設定も可能です。


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グループ承認

所属やグループの「いずれか1名」を承認者としたり、「全員」を承認者とする並列承認を行うことができます。
承認人数は変更が可能です。人事異動により責任者やメンバーが替わっても、メンテナンスの手間が省けます。


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差し戻し

申請書の内容に不備などがあれば、承認者(決裁者)が自分より前の承認者まで戻すことができます。差戻先を選択して、差戻理由を記入します。差戻の履歴もすべて保存されるので、後からワークフロー証跡を確認することもできます。差戻先は、申請者でも承認者でも可能です。 「却下」ではないけれど、微修正が必要な申請の処理に役立ちます。


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伺い

次の承認者に決裁判断を委ねることも可能です。
承認可否を判断できない、判断に迷って滞留してしまう、といった場合には、「伺い」として次の承認者へワークフローを回すことができます。もちろん、コメントもできますので、どういう意図で「伺い」にしたのかも伝えることができます。これにより、無駄な滞留や誤判断を防ぎ、決裁時間短縮化の道筋を作ることができます。


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却下

「却下」された申請書は、その後、承認や差戻をすることはできなくなります。稟議などが否決された際に使われます。「却下」は削除とは違い、書類データは残るのでワークフロー証跡を残したり、過去稟議として検索することは可能です。


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SFAとワークフローがシームレスに連携

グループウェア「NIコラボ スマート」は、4000社超の導入実績を誇るNIコンサルティングSFAとシームレスに連携しています。
ワークフローの申請書類の項目と、SFAの各機能の項目を紐づけることができるため、
紐づけられた項目は、ワークフローの登録画面を開いた際に、自動で申請書類の内容にセットされます。

申請書類の連携設定

申請書類の項目とSFAの各機能の項目を紐づけておくことで、
各機能からワークフローの登録画面を開いた際に、自動で申請書類の内容にセットされます。


グループウェア「NIコラボ スマート」のワークフロー



グループウェア「NIコラボ スマート」のワークフロー


SFAの各機能の参照画面よりワークフローの登録画面を開いた際に、自動で申請書類の内容にセットされます。 忙しい営業マンの手間を省きます。








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