グループウェア「NI Collabo 360」の経費精算には、経費精算時の手入力を削減する機能や仕訳・支払などの経理処理をラクにする機能などが豊富に搭載されています。
業務の手間をなくし、ミスが発生しない仕組みを作る機能がたくさんあるため、経費の申請～精算～処理までのすべての工程を効率化できます。
さらに、この経費精算機能を、2022年1月から施行された改正電帳法（電子帳簿保存法）に対応させ、タイムスタンプを不要とする運用を可能にします。
これまで、煩雑な運用やタイムスタンプの費用が必要となることで、電帳法への対応に躊躇する企業がほとんどでしたが、電帳法が改正され、2022年1月からは運用が簡素化され、システムの要件を満たせばタイムスタンプが不要になりました。「NI Collabo 360」の経費精算は、改正電帳法に準拠し、タイムスタンプを不要とする機能強化を行います。
※オンプレ運用を除く

経費精算および支払管理においてタイムスタンプが不要になる「訂正・削除の記録が残るシステム」として、領収書などのスキャン・撮影した証憑データを版管理可能な添付ファイルとして管理できます。
経費申請した時点から版管理され、例えば、撮影した写真の不備で差し戻された場合は改版して再撮影した写真を添付します。過去版の添付ファイルも閲覧可能です。

スマートフォンのカメラで領収書を撮影して経費に添付する「スキャナ保存」の要件では、一定のサイズ以上のカラー画像であることが要求されます。
これらを添付時に自動でチェックして要件に適合しているかどうか添付ファイル画像のプレビュー時に見分けが付くようになります。
また、経費申請ルールに「スキャナ保存要件」への適合チェックもありますので、スキャナ保存要件を満たしていない画像の場合に、警告したり違反で申請を認めない様にすることもできます。

複合機などで1回のスキャンで複数枚の領収書を1ファイル（PDF）として管理するケースにも対応。
このようなPDF（一括撮影領収書）に映っている領収書と、申請する経費の明細を専用のダイアログを通して関連づけることで１：Nの関係を管理することになります。
関連づけられことで、経費から見てあたかも添付ファイルがあるものとして管理されることで申請ルールの対象とすることが可能です。
領収書の数が多い場合は、1枚ずつ領収書の撮影をするよりもこの一括撮影領収書を利用することをお奨めします。

電帳法の検索要件として支払先が必要であるため、経費に独立した入力として支払先を設けました。サジェストで支払先をセットすることもできます。
支払先の入力が必要なのは領収書の管理を必要とするような経費、例えばタクシー利用や宿泊、備品購入などです。
JRなどの電車移動の場合は入力不要です。

添付ファイルの目視チェックのためにその申請に関連する添付ファイル一覧ビューが追加されます。さらに申請内容の目視チェックを支援するためにマーカーを引くような機能も提供されます。
蛍光マーカー機能では、経費明細の項目をクリック・タップすると蛍光ペンのように好きな色の印をつけられます。
添付ファイル一覧ビューでは、経費申請に紐づいているすべての添付ファイルの一覧を表示できます。

電帳法ストレージオプションを導入いただいていると、アップロードしたファイルをOCR解析します。
解析結果をもとに各項目に値がセットされた状態で開き、解析結果から値がセットされた項目の場合、番号には色が付きます。
プレビューにも番号が表示されるため、どのテキストからセットされたか確認できます。

インボイス制度にも対応し、適格請求書発行事業者の登録番号も読み取り、実在確認、正誤判断も行います。

学習機能もついておりますので、書類の情報を学習させることで、読み込み精度を高めることができます。