旧価格のままの価格表が提出されて・・・。

Ｄ社では、社内のサーバーに価格表や商品企画書などを保存して、全社で共有するようにしていましたが、外出の多い営業マンなどは共有文書を自分のローカルＰＣに落としたままで使用してしまい、価格が変わってしまったり、スペックが変更になった、価格表や商品企画書が顧客に提出されてクレームになるということが頻発していました。
その都度、担当営業に注意し、営業部全体でも気を付けるように言って来たのですが、営業の現場からは、そもそも共有サーバーには社外からアクセスできず、営業活動時に対応できないことや、必要な文書ファイルが見つけにくく版管理もできていないため間違ったものをダウンロードしてしまうといった反論が返ってきていました。

導入前の課題

• 各自が企画書を作成しているから共有できていない。
• 文書や資料を使いたいが、最新のものかどうか分からない。
• 文書がきちんと整理されていないので、有効活用できない。
• 頼まれた文書を探すのが大変。

導入の決め手

ファイルを共有

WordやExcelなどで作成したファイルを共有でき、時間や場所を気にせずに欲しいデータを入手できる「文書共有管理」機能で問題解決！
誰がどこに保存しているのか分からなかった資料もWeb上で検索をかけるだけですぐに見つけられます。スマートフォンやタブレットでも利用できますので、外出の多い営業マンでも便利に使うことができます。もちろんセキュリティは２段階認証なども設定して強化することが可能です。

『文書共有管理』はこちら

複数人でのファイル共有に最適

また、誰がいつ更新したのかが分かるので、古いデータと最新のデータを間違える心配がありません。改版した履歴も残っていますので、もし誤ってファイルを更新したりした時には、ボタン一つで前の文書を復旧させることもできます。

素早く情報配信

さらに、フォルダごと・ファイルごとにアクセス権を設定できますので、必要な情報を必要な人にのみ共有することが可能です。

※社内のサーバーで文書を共有していた時には、複数人が同時に同じファイルを開いて更新してしまい、意図しない上書きをされてしまうようなことも起こっていましたが、「NIコラボ スマート」の文書共有管理機能では、改版作業中の文書データにはロック（排他制御）がかかりますので、他の社員が同じファイルを誤って同じタイミングで更新することもなくなりました。この排他制御機能が、現場の社員からは一番好評でした。自分が更新した文書を他人に更新されてしまいショックを受けたことのある社員が多かったものと思われます。